Normą w firmach polskich i zagranicznych jest papierowy obieg faktur. Czy taki sposób coś dobrego czy może są inne, efektywniejsze i ekonomiczne sposoby?

Bardzo często faktury lądują w kancelarii lub są zostawiane w sekretariacie, tam są zaś opisywane, zaś następnie przekazywane są do działu księgowości, gdzie następuje ich księgowanie i płatność. Nawet jeśli faktura trafi najpierw do działu księgowości, to i tak powinna być opisana oraz zatwierdzona przez dział merytoryczny. Papierowy obieg faktur sprawia, iż faktury mogą zaginąć, albo są zbyt długo trzymane, przez to krążą trochę po firmie. Dział księgowości dość często nawet nie ma pojęcia o tego typu fakturach, a w konsekwencji i tak odpowiada za opóźnienia w płatności oraz karne odsetki.

To także wpływa na problemy z prawidłowym obliczeniem podatku od dochodu albo podatku od towarów oraz usług. Żeby więc zażegnać takie problemy wciąż większa ilość przedsiębiorstw decyduje się na przyjęcie rozwiązań do skanowania jak i elektronicznego obiegu faktur zakupowych. Faktury, jakie są przysyłane do firmy są sortowane i skanowanie. Konkretne oprogramowanie jest odpowiedzialne za czytanie informacji z zeskanowanego dokumentu - czytaj o ofercie Efematic. Do tego celu czytaj o ofercie EfematicCR, a także ICR. Obie są odpowiedzialne za rozpoznanie znaków. System pokazuje skan faktury, jak również dane, które są wcześniej zweryfikowane przez właściwe algorytmy sprawdzające . Umożliwia to także ręczną korektę tych danych. Skuteczność automatycznego czytania tych informacji ze skanu dokumentu za pierwszym podejściem może przekroczyć nawet dziewięćdziesiąt procent.

Skan tego typu faktury może od razu zostać skierowany do systemu finansowo-księgowego albo elektronicznego obiegu. Tego typu program wdraża coraz więcej firm, gdyż gwarantuje on sprawność obsługi oraz lepsze wyniki każdego z działów. To bardzo istotne, ponieważ dobra efektywność poszczególnych działów, to również lepsze działanie całego przedsiębiorstwa. Ma to wpływ na każdy szczegół, nawet ten mały, jakie jednakowoż ma wielki wpływ na pracujące w firmie osoby. Któż by nie chciał być w firmie, w której czuje się dobrze, jest usatysfakcjonowany z wykonywanych zadań? Tak właśnie działają firmy, gdzie funkcjonują ulepszenia, jak elektroniczny obieg faktur.